Reunião Eficiente

Muitas pessoas abominam as reuniões e até as evitam. O desafio de fazer uma reunião é grande, existe muita perda de tempo e de produtividade devido à falta de preparo. Este texto tem como objetivo levar o leitor a repensar a importância da reunião no mundo atual e, principalmente, possibilitar…

Muitas pessoas abominam as reuniões e até as evitam. O desafio de fazer uma reunião é grande, existe muita perda de tempo e de produtividade devido à falta de preparo. Este texto tem como objetivo levar o leitor a repensar a importância da reunião no mundo atual e, principalmente, possibilitar pontos para a melhoria de sua reunião.

Se pensa que todas as reuniões são chatas ou improdutivas, você está enganado, pois é através das reuniões e somente com elas que você consegue ganhar espaço e, principalmente, melhorar a sua assertividade no trato com as pessoas. O engajamento, hoje tão falado e necessário no mundo do trabalho, só é possível com informação e participação. Ninguém vive sozinho e, por isso, é necessário que você se reúna com as outras pessoas, compartilhe suas ideias e opiniões e se sinta integrado aos demais, construindo um caminho junto com a empresa.

Alguns pontos são fundamentais para que possamos ter êxito na condução de uma reunião, independentemente se ela for de rotina ou de criação para um novo trabalho. Primeiro, é necessário que você construa e estabeleça qual será o objetivo daquela reunião. O próximo passo é comunicar para todos os envolvidos esse objetivo. É necessário ter uma pauta clara,  com os assuntos, os tópicos a serem discutidos. Deve-se enviar a pauta para os participantes, assim, todos podem vir preparados, com concepções e percepções prévias, o que possibilita  um ganho grande de tempo.

É importante que você também defina quanto tempo será necessário para esse encontro, cabe traçar começo meio e fim dentro da pauta, com prazos estabelecidos.  Outro fator imprescindível é escolher os convidados para a reunião. Às vezes, são convidadas pessoas desnecessárias para essa ou aquela reunião, portanto, selecione quem irá participar, quem realmente agregará valor. Defina essa seleção e, só depois, convide os participantes, restringindo apenas aqueles envolvidos diretamente no assunto em foco.

Outro ponto importante é exatamente a tomada de decisão: como e quais serão as formas usadas para a tomada de decisão, como você irá preparar o resultado final? Será uma votação?  Será apenas uma discussão sobre o tema? Ou não? Será necessário um plano de ação?

O local também é algo muito relevante. Precisa ser um local no qual você realmente tenha espaço suficiente para que as pessoas se sintam confortáveis e possam participar mais ativamente. Estar  frente a frente para as discussões facilita o processo de decisão, facilita a troca.

Use e abuse de reuniões e torne cada dia mais produtivo.